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Der Fachkräftemangel in der Buchhaltung ist eine der größten Herausforderungen, vor denen Immobilienverwaltungen heute stehen. Vor allem kleine Verwaltungen spüren die Auswirkungen besonders stark. Offene Stellen bleiben im Durchschnitt 119 Tage unbesetzt, und auf fünf ausgeschriebene Stellen kommt derzeit nur ein Bewerber.
Doch es gibt Wege, diesen Mangel zu kompensieren und Ihre Objektbuchhaltung fit für die Zukunft zu machen.
Hier finden Sie praktische Tipps, wie Sie durch Digitalisierung und Kompetenztrennung Effizienz gewinnen und die Arbeitsbelastung reduzieren können.
Kompetenztrennung – Warum es Sinn macht
Die Trennung von Objektbuchhaltung und allgemeinen Verwaltungsaufgaben bietet enorme Vorteile. Indem Sie die Aufgabenbereiche spezialisieren, können Sie effizienter arbeiten und die Qualität der Bereiche verbessern.
Warum Kompetenztrennung?
- Fokussierung auf Kerntätigkeiten: Buchhalter können sich gezielt auf die Finanzprozesse konzentrieren, während das Verwaltungsteam sich um die Betreuung der Objekte kümmert.
- Effizienzsteigerung: Spezialisierte Mitarbeiter arbeiten schneller und fehlerfreier, was die Gesamtproduktivität der Verwaltung erhöht.
- Bessere Transparenz: Durch klare Aufgabentrennungen wird der gesamte Verwaltungsprozess strukturierter und nachvollziehbarer.
- Einfachere Digitalisierung: Da sich der Bereich vergleichsweise einfacher digitalisieren lässt als die Verwaltung, macht es Sinn, ihn zu isolieren. So muss bei der Einführung digitaler Prozesse und Automatisierungen nicht die gesamte Immobilienverwaltung betrachtet werden, sondern nur die Buchhaltung.
Erste Schritte zur Digitalisierung der Buchhaltung
Die Buchhaltung ist ein Bereich, der sich hervorragend für die Automatisierung eignet. Viele Prozesse wie die Verarbeitung von Rechnungen oder die Erstellung von Abrechnungen wiederholen sich regelmäßig und sind daher ideal für digitale Lösungen.
Erste Schritte:
- E-Rechnungen einführen: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Beginnen Sie frühzeitig damit, Ihre Systeme auf die elektronische Rechnungsabwicklung umzustellen. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und gepflegt werden, um den Prozess reibungslos zu gestalten.
- Stammdaten pflegen: Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit sauberen Daten. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Stammdaten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mieter, um eine solide Basis für automatisierte Prozesse zu schaffen.
Tipps zur Einführung von E-Rechnungen
Die E-Rechnung wird in wenigen Jahren in jedem Bereich zur Pflicht, doch bereits jetzt sollten Immobilienverwaltungen von den Vorteilen profitieren. Die Einführung von E-Rechnungen erleichtert die Buchhaltung und sorgt für eine höhere Effizienz.
Tipps für den Einstieg:
- Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur: Prüfen Sie, welche Systeme bereits im Einsatz sind und welche Anpassungen nötig sind, um E-Rechnungen zu integrieren.
- Kommunikation mit Partnern: Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten, Handwerker und Dienstleister ebenfalls auf E-Rechnungen umstellen und kompatible Systeme nutzen.
- Automatisierung: Nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen automatisch erfasst und verarbeitet, um den manuellen Aufwand zu minimieren.
Nutzen Sie diese Tipps, um den Fachkräftemangel abzufedern und Ihre Buchhaltung zukunftssicher zu machen. Eine frühzeitige Digitalisierung und die gezielte Kompetenztrennung sind wichtige Schritte, um Ihr Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger zu gestalten.
Für mehr Tipps und einen tieferen Einblick in die Thematik empfehlen wir, dass Sie unser aktuellstes Whitepaper herunterladen:
Kompetenztrennung mit Immofolia
Ein zentraler Schritt zur Optimierung der Buchhaltung ist die Kompetenztrennung – die Trennung der Objektbuchhaltung von den allgemeinen Verwaltungsaufgaben. Durch die Zusammenarbeit mit Immofolia können Immobilienverwaltungen die Objektbuchhaltung vollständig auslagern und von modernsten Technologien profitieren.
Wie Sie profitieren:
- Immofolia nutzt die neuesten digitalen Tools und automatisierte Prozesse, um die Buchhaltung effizient und fehlerfrei abzuwickeln. Dazu gehört die automatisierte Rechnungsverarbeitung, die Erstellung von Abrechnungen sowie die Pflege aller relevanten Daten.
- Durch die Auslagerung werden interne Ressourcen entlastet, und Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren.
- Immofolia garantiert Ihnen stets aktuelle Technologien, die regelmäßig weiterentwickelt werden, um den Herausforderungen des Marktes gerecht zu werden. So sind Sie immer auf dem neuesten Stand, ohne sich selbst um Updates oder Schulungen kümmern zu müssen.
Durch diese Kombination aus Kompetenztrennung und Digitalisierung steigern Sie die Effizienz Ihrer Verwaltung und sichern gleichzeitig eine hohe Qualität in der Buchhaltung.
Noch Fragen?
Wenn Sie Unterstützung benötigen oder Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie Sie den neuen Anforderungen gerecht werden können!
