E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Immobilienverwaltungen jetzt wissen müssen

Um den Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren und die Mehrwertsteuerlücke effektiv zu schließen, hat die Bundesregierung die Einführung der E-Rechnungspflicht beschlossen.

Für eine reibungslose Umstellung gibt es jedoch Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDF weiterhin genutzt werden, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 ist dann die ausschließliche Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend.

Wir informieren Sie darüber, welche konkreten Schritte notwendig sind, um Ihre Immobilienverwaltung rechtzeitig auf E-Rechnungen umzustellen und die neuen Anforderungen effizient umzusetzen.

Inwiefern sind Immobilienverwaltungen betroffen?

Ihre Immobilienverwaltung ist von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn Sie steuerbare und steuerpflichtige Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) erbringen oder empfangen.

Konkret betrifft dies alle Rechnungen, die im Rahmen von Geschäftsbeziehungen zwischen der Immobilienverwaltung und anderen Unternehmen ausgestellt oder empfangen werden. Dazu zählen unter anderem:

• Dienstleistungen von Handwerkern oder Wartungsfirmen: Wenn eine Immobilienverwaltung einen Handwerker beauftragt, zum Beispiel für Reparaturen, Wartungen oder Renovierungsarbeiten, muss die Rechnung ab 2025 als E-Rechnung vorliegen.
• Verwaltungsdienstleistungen: Rechnungen, die Immobilienverwaltungen an Eigentümergemeinschaften oder andere Verwaltungseinheiten stellen, wenn diese steuerpflichtige Leistungen betreffen, müssen ebenfalls in Form einer E-Rechnung erfolgen.
• Lieferungen und Leistungen von Zulieferern: Dies umfasst Rechnungen von Lieferanten, die Materialien oder Waren für die Instandhaltung und Verwaltung von Immobilien bereitstellen, wie Baumaterialien, Bürobedarf oder Reinigungsmittel.
• Beratungs- und Ingenieurleistungen: Wenn Immobilienverwaltungen externe Beratungsdienste oder Ingenieurleistungen in Anspruch nehmen, wie beispielsweise rechtliche Beratung oder Energieberatung, sind auch diese Rechnungen als E-Rechnungen zu erstellen.
• Miet- und Pachtverträge im B2B-Bereich: Wenn eine Immobilienverwaltung Gewerbeimmobilien vermietet oder verpachtet, müssen die Miet- oder Pachtzahlungen ebenfalls über E-Rechnungen abgewickelt werden.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind allerdings Rechnungen, die an private Endverbraucher (B2C) gerichtet sind.

Was wird sich für Immobilienverwaltungen ändern?

Rechnungen müssen gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt werden.

Formate wie PDF, “.tif”, “.jpeg” oder “.docx” eignen sich zwar zur digitalen Darstellung der Rechnung, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen für eine automatisierte Verarbeitung.

Das strukturierte elektronische Datenformat muss daher zwingend den Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und den dazugehörigen Syntaxen (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Diese Anforderungen werden derzeit beispielsweise von der XRechnung, die bereits im öffentlichen Sektor verwendet wird, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, das ein PDF-Dokument mit einer XML-Datei kombiniert, erfüllt. 

Wie können Sie E-Rechnungen einführen?

Um die E-Rechnung erfolgreich in Ihrer Immobilienverwaltung einzuführen, sollten Sie systematisch vorgehen.

• Der erste Schritt besteht in der detaillierten Analyse Ihres aktuellen Rechnungsbearbeitungsprozesses. Überprüfen Sie, ob dieser schlank gestaltet ist, Redundanzen aufweist und auch bei personellen Engpässen zuverlässig funktioniert.
• Auf Basis dieser Analyse sollten Sie gemeinsam mit Ihrem IT-Dienstleister und Steuerberater den zukünftigen Soll-Prozess definieren. Das Ziel hierbei ist nicht nur die rechtskonforme Abwicklung der E-Rechnung, sondern auch die Optimierung des gesamten Rechnungsprozesses, um Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen zu realisieren.
• Im weiteren Verlauf sollten Sie sicherstellen, dass sowohl der Versand als auch der Empfang von E-Rechnungen nahtlos und automatisiert in Ihre bestehenden Prozesse integriert werden.

Aktuell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zum genauen Übermittlungsweg von E-Rechnungen. Oft legt der Rechnungsempfänger den bevorzugten Übertragungsweg fest. Es ist daher ratsam, sich im Vorfeld abzustimmen und den passenden Übertragungsweg zu vereinbaren.

Es stehen folgende Übertragungswege zur Verfügung:

• Web-Erfassung: Direktes Erfassen der Rechnungsdaten in einem Portal oder auf der Webseite des Rechnungsempfängers.
• Upload: Hochladen der Rechnungsdatei in einem Portal oder auf der Webseite des Rechnungsempfängers.
• E-Mail: Versenden der Rechnung als Dateianhang per E-Mail.

Achtung: Mit dem vermehrten Empfang von Dateianhängen per E-Mail steigt auch die Gefahr von Cyberattacken.

• Webservice: Übertragung der Rechnungsdaten über einen Webservice, wie beispielsweise via Peppol.

Unser Tipp: Wichtig ist, dass die bisherigen analogen Prozesse nicht einfach digital abgebildet werden, sondern dass eine echte Prozessoptimierung erfolgt. Eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Dienstleister und Steuerberater ist dabei unerlässlich. Nutzen Sie Checklisten und strukturierte Vorgehensweisen, um den Übergang so effizient wie möglich zu gestalten und langfristig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Sie können für die Erstellung oder Übermittlung von E-Rechnungen auch externe Dienstleister beauftragen.

Wann sollten Sie mit der Umstellung beginnen?

Starten Sie frühzeitig - am besten jetzt schon!

Elektronische Rechnungen bilden oft den Abschluss der digitalen Prozesskette im Rechnungsmanagement. Wenn Sie diese Digitalisierung frühzeitig angehen, schaffen Sie die Grundlage, auch andere Dokumentenarten und Belege im Verlauf des Prozesses zu digitalisieren. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung und Optimierung Ihrer gesamten Rechnungsmanagementprozesse.

Durch die Digitalisierung der E-Rechnungen können Sie bereits jetzt von den Vorteilen profitieren, wie:

• schnellere Bearbeitung
• geringere Fehlerquoten
• bessere Nachvollziehbarkeit aller Transaktionen

Was kommt noch auf Sie zu?

Das Bundesfinanzministerium plant, ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze einzuführen, das auf den Daten der E-Rechnungen basiert.

Diskutiert wird, ob der Rechnungsaustausch über staatliche oder private E-Rechnungs-Plattformen erfolgen soll, die die Daten direkt an die Finanzverwaltung übermitteln. Diese Entwicklung wird langfristig die Art und Weise verändern, wie Rechnungen in Deutschland bearbeitet werden.

Wir halten Sie über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden und informieren Sie, sobald konkrete Schritte zur Umsetzung bekannt sind!

Noch Fragen?

Wenn Sie Unterstützung benötigen oder Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie Sie den neuen Anforderungen gerecht werden können!