Bürokratieentlastungsgesetz: Schlankere Prozesse für Immobilienverwaltungen

Das Bürokratieentlastungsgesetz, nachfolgend BEG IV genannt wurde geschaffen, um Unternehmen, Bürger und Verwaltungen gleichermaßen von übermäßigem Verwaltungsaufwand zu befreien. Mit seiner Verabschiedung im Bundestag am 26. September 2024 und der Zustimmung durch den Bundesrat am 18. Oktober 2024 enthält das BEG IV entscheidende Vereinfachungen, die vor allem für Immobilienverwaltungen relevant sind. Speziell kleine und mittlere Immobilienverwaltungen mit bis zu 30 Mitarbeitenden profitieren von den neuen Möglichkeiten.

Der folgende Artikel gibt eine umfassende Übersicht zu den wesentlichen Regelungen des BEG IV und erklärt, wie Immobilienverwaltungen die neuen Maßnahmen zur Entlastung und Digitalisierung ihrer Prozesse gezielt einsetzen können.

Welche Zielsetzungen verfolgt das BEG IV?

Das Gesetz setzt klare Schwerpunkte auf die Entlastung von Verwaltungsprozessen, um mehr Effizienz in Unternehmen zu fördern. Besonders für Immobilienverwaltungen bringt es zahlreiche Erleichterungen in Bezug auf digitale Dokumentation und somit schnellere Bearbeitungszeiten. 

Vor Inkrafttreten des BEG IV waren viele Prozesse unnötig komplex und papierbasiert, was die Digitalisierung in Unternehmen stark ausbremste. Für Immobilienverwaltungen bedeutete dies oft hohe Lagerkosten sowie zeitintensive manuelle Arbeitsabläufe. Bisherige Vorschriften, wie etwa die zehnjährige Aufbewahrungspflicht von Belegen und die strengen Formvorschriften für Mietverträge, zwangen Verwaltungen zu umfangreichen Archivierungen und verhinderten eine flexible, digitale Dokumentenverwaltung. Durch die neuen Regelungen des BEG IV können Immobilienverwaltungen nun viele dieser Vorgänge digitalisieren, was eine kostengünstigere und effizientere Verwaltung ermöglicht.

Schlankere Prozesse für Immobilienverwaltungen

Immobilienverwaltungen profitieren vom BEG IV durch konkrete Vereinfachungen:

1. Verkürzte Aufbewahrungsfristen

2. Digitalisierung von Belegbereitstellungen

3. Textform statt Schriftform

1. Verkürzte Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge und Gehaltslisten werden durch das BEG IV von zehn auf acht Jahre verkürzt. Immobilienverwaltungen profitieren besonders von dieser Regelung, da sich damit der Umfang an Papierdokumenten reduziert. Das erleichtert die digitale Archivierung und spart Ressourcen​.

2. Digitale Belegeinsicht für Mieter

Eine der bedeutendsten Änderungen durch das BEG IV ist die digitale Bereitstellung von Belegen. Bisher waren Vermieter verpflichtet, Mietern die Belege zu Betriebskostenabrechnungen in Papierform bereitzustellen. Das BEG IV ermöglicht nun, diese Einsicht digital anzubieten, was den Verwaltungsaufwand deutlich senkt, da bereitgestellte digitale Unterlagen durch die Verwaltung direkt weitergegeben werden können. Vermieter können die Belege per E-Mail oder über Online-Portale zur Verfügung stellen und Mieter haben die Möglichkeit, flexibel und ortsunabhängig auf diese Daten zuzugreifen.

3. Neue Anforderungen: Textform statt Schriftform

Traditionell unterliegen gewerbliche Mietverträge in Deutschland der Schriftform. Das BEG IV lockert diese Vorgaben jedoch und erlaubt die Textform für gewerbliche Mietverträge, die eine Laufzeit von über einem Jahr haben. Diese Änderung bietet Immobilienverwaltungen und Vermietern eine größere Flexibilität bei der Vertragsgestaltung und verringert bürokratische Hürden, da auch Änderungen leichter per E-Mail oder anderen Textnachrichten umgesetzt werden können​.

Mehr Flexibilität beim Widerspruchsrecht für Mieter

Für Mieter bringt das BEG IV ebenfalls Erleichterungen: Der sogenannte Härtefallwiderspruch kann künftig in Textform erfolgen, was es Mietern ermöglicht, per E-Mail zu reagieren, ohne eine handschriftliche Unterschrift leisten zu müssen. Diese Neuerung reduziert den Aufwand und bietet Vermietern mehr Klarheit im Kündigungsprozess.

Warum ist das BEG IV relevant für deine Immobilienverwaltung und die Buchhaltung?

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bietet Immobilienverwaltungen wertvolle Chancen, Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen effizienter zu nutzen. Doch um die Vorteile vollständig zu realisieren, sind einige gezielte Maßnahmen notwendig. Hier sind die wichtigsten Maßnahmen, die Immobilienverwaltungen jetzt ergreifen sollten:

• Digitale Infrastruktur für Belegeinsicht und Archivierung einrichten: Da das BEG IV die digitale Belegeinsicht für Mieter ermöglicht, sollten Immobilienverwaltungen ihre Dokumentenverwaltung umstellen. Digitale Plattformen oder Cloud-Systeme, die den Zugriff auf Betriebskostenbelege per Link oder Portal ermöglichen, sind hier eine effiziente Lösung. Dank Schnittstellenlösungen, wie sie Immofolia bietet, können digitale Belege jederzeit an entsprechende Mieterportale sofort weitergeleitet werden.
  
  
• Alte Dokumente bereinigen und neue Fristen anwenden: Immobilienverwaltungen können ihre Archivräume entlasten, indem sie ältere Dokumente sichten und ordnungsgemäß entsorgen. Bei der Neuanlage von Archivierungsstrukturen sollten die kürzeren Fristen bereits einkalkuliert und ein jährliches Review der Dokumente implementiert werden, um Archivkosten zu senken.
  
  
• Vorbereitung und Anpassung bestehender Verträge: Verträge, die bisher in Schriftform vorliegen, können auf die Textform umgestellt werden, um sie flexibler zu gestalten. Das gilt vor allem für gewerbliche Mietverhältnisse, bei denen Anpassungen durch E-Mail-Bestätigungen jetzt rechtlich bindend sein können. Immobilienverwaltungen sollten außerdem ihre bestehenden Verträge prüfen und bei Bedarf die Textformklauseln einführen.
  
  
• Personal schulen und für digitale Prozesse sensibilisieren: Im Zuge der Umstellungen sollten Schulungen für digitale Archivierung, Dokumentationsanforderungen und rechtliche Anpassungen stattfinden, um eine nahtlose Umsetzung sicherzustellen.

Implementierung und Anwendung des BEG IV

Die erfolgreiche Umsetzung des BEG IV erfordert eine strukturierte Planung und einige strategische Entscheidungen. Die folgenden Schritte und Best Practices bieten Immobilienverwaltungen eine praxisnahe Anleitung, um das BEG IV optimal umzusetzen:

• Schrittweise Digitalisierung der Belegeinsicht und -archivierung: Um die Belegeinsicht digital anzubieten, empfiehlt es sich, schrittweise auf eine Cloud-Lösung umzusteigen. Spezialisierte CRM-Tools für Immobilienverwaltungen bieten hier sichere und rechtskonforme Möglichkeiten. Durch API-Schnittstellen können verschiedene Tools miteinander kommunizieren, sodass der Datenaustausch innerhalb von Sekunden möglich ist. Eine initiale Datenmigration älterer Belege ist dabei immer empfehlenswert, um zukünftig den Zugriff auf ältere Abrechnungsdaten, zum Beispiel bei Verwalterwechsel zu erleichtern.
  
  
• Software für kürzere Aufbewahrungsfristen anpassen: Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre erfordert, dass Immobilienverwaltungen ihre Archivierungssysteme anpassen. Moderne Lösungen bieten Funktionen zur automatischen Löschung veralteter Dokumente und integrierte Erinnerungen, sodass keine Fristabläufe manuell überwacht werden müssen. Eine zentrale Speicherung ermöglicht eine übersichtliche Verwaltung und erleichtert die schnelle Dokumentensuche bei Prüfungen.
  
  
• Vertragsmanagement digitalisieren und Textform nutzen: Die Umstellung auf die Textform bedeutet, dass gewerbliche Mietverträge flexibler gehandhabt werden können. Ein digitales Vertragsmanagement-Tool kann dabei helfen, alle Vertragsdetails sicher zu speichern und jederzeit verfügbar zu machen.
  
  
• Routinen zur regelmäßigen Datenbereinigung und Datenschutzkontrolle etablieren: Mit der Digitalisierung und den kürzeren Fristen steigen die Anforderungen an die Datenverwaltung. Immobilienverwaltungen sollten daher Routinen zur regelmäßigen Überprüfung und Bereinigung digitaler Daten etablieren. Dies gewährleistet, dass ausschließlich aktuelle Daten und Dokumente verfügbar sind und senkt das Risiko von Datenschutzverstößen.

Eine vollständige Implementierung der Anforderungen des BEG IV gelingt selten auf Anhieb perfekt. Immobilienverwaltungen sollten daher die Umstellung überwachen, Rückmeldungen der Kunden und des Personals einholen und regelmäßig Anpassungen vornehmen. Die Einführung einer Feedbackkultur erleichtert die Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten und hilft, Prozesse langfristig zu optimieren.

Fazit: 

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV eröffnet neue Chancen für Immobilienverwaltungen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und flexibler auf die Bedürfnisse der Mieter einzugehen. Langfristig kann das BEG IV die Effizienz in der Immobilienwirtschaft erheblich steigern. Durch die Möglichkeit zur Digitalisierung von Prozessen und die flexiblere Handhabung von Dokumentationsanforderungen können Immobilienverwaltungen ihre Arbeitsabläufe optimieren und sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Dies verbessert nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit, sondern reduziert auch Kosten und Ressourcenaufwand für Verwaltungsaufgaben.

FAQs

Was ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV? 

Das BEG IV wurde geschaffen, um Unternehmen und Verwaltungen von bürokratischen Lasten zu befreien. Es erleichtert den Zugang zu digitalen Prozessen und reduziert administrative Vorgaben.

Wie wirkt sich das Bürokratieentlastungsgesetz auf Immobilienverwaltungen aus? 

Das BEG IV erlaubt eine digitale Belegeinsicht, verkürzt Aufbewahrungsfristen und vereinfacht den Umgang mit Verträgen durch die Einführung der Textform.

Welche Aufbewahrungsfristen ändert das Bürokratieentlastungsgesetz? 

Die Fristen für steuerliche Dokumente wie Rechnungen und Kontoauszüge wurden von zehn auf acht Jahre reduziert.

Können Mietverträge jetzt in Textform abgeschlossen werden? 

Ja, das Bürokratieentlastungsgesetz ermöglicht für gewerbliche Mietverträge die Textform, was den Vertragsabschluss und -änderungen erleichtert.

Welche Vorteile bietet die digitale Bereitstellung von Abrechnungsbelegen? 

Verwalter können alle relevanten Belege online bereitstellen, was den Papierverbrauch und den administrativen Aufwand deutlich senkt.

Wann tritt das Bürokratieentlastungsgesetz IV in Kraft? 

Die meisten Bestimmungen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) werden ab Anfang 2025 rechtlich wirksam werden. Genauer gesagt: Mit der Zustimmung am 18.10.2024 ist der letzte parlamentarische Schritt abgeschlossen, damit das Gesetz in Kraft treten kann. Jetzt folgt noch die Ausfertigung durch den Bundespräsidenten und die Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt. Sobald das BEG IV dort veröffentlicht ist, beginnt die Frist für das Inkrafttreten. Die Regelungen werden dann zum ersten Tag des folgenden Quartals wirksam.

Wie könnte das Bürokratieentlastungsgesetz die Beziehung zwischen Vermietern und Mietern beeinflussen? 

Das Gesetz fördert eine transparentere und flexiblere Kommunikation zwischen Verwaltungen, Vermietern und Mietern. Durch digitale Belegeinsicht und die neue Textform für Widersprüche und Verträge wird der Austausch vereinfacht und beschleunigt, wodurch Konfliktpotenzial bei der Einsichtnahme oder Dokumentation reduziert werden kann. Verwalter und Vermieter können zudem schneller und flexibler auf Anfragen reagieren, was das Vertrauen zwischen den Parteien stärken kann.

Gibt es Unterstützung oder Förderprogramme für Unternehmen, die ihre Prozesse im Zuge des BEG IV digitalisieren möchten? 

Ja, es gibt verschiedene Förderprogramme, die Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützen. Über Programme wie „Digital Jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz oder regionale Digitalisierungsförderungen können Immobilienverwaltungen Zuschüsse für Investitionen in Software, IT-Infrastruktur oder Schulungen erhalten. Diese Programme erleichtern den Übergang zu digitalen Prozessen, der durch das Bürokratieentlastungsgesetz angestoßen wird, und machen die Umsetzung für kleinere Unternehmen finanziell tragbarer.

Noch Fragen?

Möchten Sie erfahren, wie Immofolia dabei helfen kann, die Buchhaltung Ihrer Objekte zu digitalisieren und Prozesse effizienter zu gestalten?

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie unsere Lösungen Ihre Verwaltung zukunftssicher machen können:

Könnte Sie auch interessieren:

Unser Whitepaper zum Thema Fachkräftemangel in der Buchhaltung jetzt kostenfrei downloaden!