Das Bürokratieentlastungsgesetz, nachfolgend BEG IV genannt wurde geschaffen, um Unternehmen, Bürger und Verwaltungen gleichermaßen von übermäßigem Verwaltungsaufwand zu befreien. Mit seiner Verabschiedung im Bundestag am 26. September 2024 und der Zustimmung durch den Bundesrat am 18. Oktober 2024 enthält das BEG IV entscheidende Vereinfachungen, die vor allem für Immobilienverwaltungen relevant sind. Speziell kleine und mittlere Immobilienverwaltungen mit bis zu 30 Mitarbeitenden profitieren von den neuen Möglichkeiten.
Der folgende Artikel gibt eine umfassende Übersicht zu den wesentlichen Regelungen des BEG IV und erklärt, wie Immobilienverwaltungen die neuen Maßnahmen zur Entlastung und Digitalisierung ihrer Prozesse gezielt einsetzen können.
Das Gesetz setzt klare Schwerpunkte auf die Entlastung von Verwaltungsprozessen, um mehr Effizienz in Unternehmen zu fördern. Besonders für Immobilienverwaltungen bringt es zahlreiche Erleichterungen in Bezug auf digitale Dokumentation und somit schnellere Bearbeitungszeiten.
Vor Inkrafttreten des BEG IV waren viele Prozesse unnötig komplex und papierbasiert, was die Digitalisierung in Unternehmen stark ausbremste. Für Immobilienverwaltungen bedeutete dies oft hohe Lagerkosten sowie zeitintensive manuelle Arbeitsabläufe. Bisherige Vorschriften, wie etwa die zehnjährige Aufbewahrungspflicht von Belegen und die strengen Formvorschriften für Mietverträge, zwangen Verwaltungen zu umfangreichen Archivierungen und verhinderten eine flexible, digitale Dokumentenverwaltung. Durch die neuen Regelungen des BEG IV können Immobilienverwaltungen nun viele dieser Vorgänge digitalisieren, was eine kostengünstigere und effizientere Verwaltung ermöglicht.
Immobilienverwaltungen profitieren vom BEG IV durch konkrete Vereinfachungen
Die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge und Gehaltslisten werden durch das BEG IV von zehn auf acht Jahre verkürzt. Immobilienverwaltungen profitieren besonders von dieser Regelung, da sich damit der Umfang an Papierdokumenten reduziert. Das erleichtert die digitale Archivierung und spart Ressourcen.
Eine der bedeutendsten Änderungen durch das BEG IV ist die digitale Bereitstellung von Belegen. Bisher waren Vermieter verpflichtet, Mietern die Belege zu Betriebskostenabrechnungen in Papierform bereitzustellen. Das BEG IV ermöglicht nun, diese Einsicht digital anzubieten, was den Verwaltungsaufwand deutlich senkt, da bereitgestellte digitale Unterlagen durch die Verwaltung direkt weitergegeben werden können. Vermieter können die Belege per E-Mail oder über Online-Portale zur Verfügung stellen und Mieter haben die Möglichkeit, flexibel und ortsunabhängig auf diese Daten zuzugreifen.
Traditionell unterliegen gewerbliche Mietverträge in Deutschland der Schriftform. Das BEG IV lockert diese Vorgaben jedoch und erlaubt die Textform für gewerbliche Mietverträge, die eine Laufzeit von über einem Jahr haben. Diese Änderung bietet Immobilienverwaltungen und Vermietern eine größere Flexibilität bei der Vertragsgestaltung und verringert bürokratische Hürden, da auch Änderungen leichter per E-Mail oder anderen Textnachrichten umgesetzt werden können.
Für Mieter bringt das BEG IV ebenfalls Erleichterungen: Der sogenannte Härtefallwiderspruch kann künftig in Textform erfolgen, was es Mietern ermöglicht, per E-Mail zu reagieren, ohne eine handschriftliche Unterschrift leisten zu müssen. Diese Neuerung reduziert den Aufwand und bietet Vermietern mehr Klarheit im Kündigungsprozess.
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bietet Immobilienverwaltungen wertvolle Chancen, Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen effizienter zu nutzen. Doch um die Vorteile vollständig zu realisieren, sind einige gezielte Maßnahmen notwendig. Hier sind die wichtigsten Maßnahmen, die Immobilienverwaltungen jetzt ergreifen sollten:
Die erfolgreiche Umsetzung des BEG IV erfordert eine strukturierte Planung und einige strategische Entscheidungen. Die folgenden Schritte und Best Practices bieten Immobilienverwaltungen eine praxisnahe Anleitung, um das BEG IV optimal umzusetzen:
Schrittweise Digitalisierung der Belegeinsicht und -archivierung: Um die Belegeinsicht digital anzubieten, empfiehlt es sich, schrittweise auf eine Cloud-Lösung umzusteigen. Spezialisierte CRM-Tools für Immobilienverwaltungen bieten hier sichere und rechtskonforme Möglichkeiten. Durch API-Schnittstellen können verschiedene Tools miteinander kommunizieren, sodass der Datenaustausch innerhalb von Sekunden möglich ist. Eine initiale Datenmigration älterer Belege ist dabei immer empfehlenswert, um zukünftig den Zugriff auf ältere Abrechnungsdaten, zum Beispiel bei Verwalterwechsel zu erleichtern.
Software für kürzere Aufbewahrungsfristen anpassen: Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre erfordert, dass Immobilienverwaltungen ihre Archivierungssysteme anpassen. Moderne Lösungen bieten Funktionen zur automatischen Löschung veralteter Dokumente und integrierte Erinnerungen, sodass keine Fristabläufe manuell überwacht werden müssen. Eine zentrale Speicherung ermöglicht eine übersichtliche Verwaltung und erleichtert die schnelle Dokumentensuche bei Prüfungen.
Vertragsmanagement digitalisieren und Textform nutzen: Die Umstellung auf die Textform bedeutet, dass gewerbliche Mietverträge flexibler gehandhabt werden können. Ein digitales Vertragsmanagement-Tool kann dabei helfen, alle Vertragsdetails sicher zu speichern und jederzeit verfügbar zu machen.
Routinen zur regelmäßigen Datenbereinigung und Datenschutzkontrolle etablieren: Mit der Digitalisierung und den kürzeren Fristen steigen die Anforderungen an die Datenverwaltung. Immobilienverwaltungen sollten daher Routinen zur regelmäßigen Überprüfung und Bereinigung digitaler Daten etablieren. Dies gewährleistet, dass ausschließlich aktuelle Daten und Dokumente verfügbar sind und senkt das Risiko von Datenschutzverstößen.
Eine vollständige Implementierung der Anforderungen des BEG IV gelingt selten auf Anhieb perfekt. Immobilienverwaltungen sollten daher die Umstellung überwachen, Rückmeldungen der Kunden und des Personals einholen und regelmäßig Anpassungen vornehmen. Die Einführung einer Feedbackkultur erleichtert die Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten und hilft, Prozesse langfristig zu optimieren.
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV eröffnet neue Chancen für Immobilienverwaltungen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und flexibler auf die Bedürfnisse der Mieter einzugehen. Langfristig kann das BEG IV die Effizienz in der Immobilienwirtschaft erheblich steigern. Durch die Möglichkeit zur Digitalisierung von Prozessen und die flexiblere Handhabung von Dokumentationsanforderungen können Immobilienverwaltungen ihre Arbeitsabläufe optimieren und sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Dies verbessert nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit, sondern reduziert auch Kosten und Ressourcenaufwand für Verwaltungsaufgaben.
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